Kỹ năng quản lý thời gian là một yếu tố quan trọng mà mọi nhà quản lý doanh nghiệp cần phải phát triển. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm quản lý thời gian. Đồng thời chia sẻ các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được tổng hợp bởi Ninja.
5 Phương pháp quản lý thời gian làm việc đạt hiệu quả cao
I. Phương pháp quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch để giám sát và kiểm soát việc sử dụng thời gian cho một hoặc nhiều hoạt động cụ thể. Nhằm mục đích tăng cường hiệu suất, hiệu quả, và năng suất. Nói một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian liên quan đến việc phân chia và sắp xếp lịch làm việc trong khoảng thời gian cố định để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả công việc. Phần lớn kết quả được đánh giá dựa trên mức độ đạt được trong một khoảng thời gian cố định. Thay vì đơn thuần là thời gian hoàn thành công việc sớm hay muộn.
II. 5 phương pháp quản lý thời gian làm việc hiệu quả nhất
Thực tế cho thấy, những người thành công đều giỏi trong việc quản lý thời gian một cách hiệu quả. Chúng ta có thể học hỏi từ những kỹ năng này. Dưới đây là một số phương pháp quản lý thời gian được những người thành công thường áp dụng:
1. Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)
Most Important Tasks sẽ tập trung vào một số công việc quan trọng nhất cần hoàn thành trong ngày. Phương pháp này giúp bạn tổ chức công việc một cách hợp lý để tiết kiệm thời gian. Những công việc được ưu tiên thường thuộc nhóm “Khẩn Cấp & Quan Trọng” trong ma trận Eisenhower.
2. Phương pháp ma trận Eisenhower
Ma Trận Eisenhower là một mô hình gồm 4 tiêu chí: Khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng. Bạn nên tổ chức công việc dựa trên mô hình này để ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện ngay. Ma trận này sẽ hỗ trợ quyết định và giúp sử dụng thời gian một cách hiệu quả.
Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
3. Cách quản lý thời gian làm việc Pomodoro
Đây là phương pháp sử dụng yếu tố áp lực thời gian nhằm giúp bạn tập trung hơn vào việc thực hiện các công việc.
Phương pháp Pomodoro
Ý tưởng chủ yếu của phương pháp này là tạo ra một thói quen kỷ luật bằng cách làm việc trong khoảng 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Khi đến gần hết 25 phút, áp lực thời gian và động lực của việc sắp được nghỉ sẽ giúp bạn tập trung cao hơn vào công việc.
>>> Xem thêm: Tiêu chí và quy trình đánh giá nhân viên cuối năm cho doanh nghiệp
4. Phương pháp The 2-Minute Rule
Quy tắc này được tác giả David Allen đề cập trong cuốn sách Getting Things Done. Ý tưởng chính của phương pháp này là bạn không nên trì hoãn những công việc mà có thể hoàn thành trong vòng 2 phút. Hãy thử liệt kê và thực hiện ngay những công việc nhỏ đó ngay bây giờ!
Cách quản lý thời gian làm việc bằng phương pháp The 2-Minute Rule
5. Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)
Phương pháp này liên quan đến việc dành 4 tiếng trong một tuần để xử lý các công việc không quan trọng và không cần thiết cùng một nhóm nhỏ. Quy trình này giúp giải quyết những nhiệm vụ này một cách nhanh chóng, nhờ sự đóng góp của nhiều người với góc nhìn và kỹ năng tốt nhất.
Ngày nay, phần mềm quản lý thời gian làm việc trở nên rất phổ biến, mang lại sự thuận tiện trong quản lý công việc hàng ngày. Bạn có thể tiết kiệm thời gian một cách hiệu quả bằng cách sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian này. Một trong những phần mềm hữu ích mà bạn có thể thử nghiệm là Achamcong của Ninja.
Achamcong cho phép bạn xếp lịch làm việc trong ngày một cách hiệu quả, giúp bạn tổ chức công việc sao cho tối ưu nhất để đảm bảo hoàn thành đúng hạn. Bạn cũng có thể thực hiện check-in hoặc check-out một cách dễ dàng. Thông tin này có sẵn cho cả nhân viên và bộ phận nhân sự, giúp quản lý hiệu quả và dễ dàng đối soát khi có vấn đề phát sinh.
Dưới đây là chia sẻ về phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn. Việc phân chia và sắp xếp công việc một cách hợp lý sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian làm việc của mình. Đồng thời, đừng quên tiết kiệm thời gian thông qua việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý thời gian thông minh. Như vậy, bạn có thể tận dụng tối đa số giờ làm việc trong mỗi ngày.
