Đối với doanh nghiệp, việc sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu quả và sự rõ ràng của quy trình làm việc. Các nhân viên trong các công ty có thể tận dụng nhiều giải pháp khác nhau để tối ưu hóa thời gian làm việc. Hãy cùng tìm hiểu những loại phần mềm phổ biến nhất thông qua bài viết dưới đây của Ninja.
I. Lợi ích khi sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên
Việc sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên một cách hợp lý giúp gia tăng trải nghiệm và hiệu quả làm việc cho nhân sau. Sau đây là 2 lợi ích chính của phần mềm sắp xếp công việc cho các doanh nghiệp.
1. Cải thiện trải nghiệm của nhân sự
Một ưu điểm khác của việc sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên là mang đến trải nghiệm tốt cho nhân viên. Nhờ các ứng dụng này, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái và rõ ràng khi nhận nhiệm vụ. Hơn nữa, giao diện trên phần mềm sắp xếp lịch cũng rất đơn giản và thông minh. Nhân viên chỉ cần thực hiện các điều chỉnh bằng cách kéo và thả trên các mẫu báo cáo.
Ngoài ra, phần mềm quản lý lịch còn hỗ trợ nhân viên trong việc chuyển ca hoặc nghỉ phép một cách nhanh chóng. Điều này giúp bậc quản lý dễ dàng hơn trong việc xét duyệt các yêu cầu. Đồng thời giúp doanh nghiệp tổ chức thông tin và quản lý nguồn nhân lực hiệu quả. Nhờ đó, việc đánh giá KPI trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
2. Tăng hiệu quả trong việc đánh giá nhân sự
Phần mềm quản lý tiến độ công việc mang lại khả năng sắp xếp công việc một cách nhanh chóng. Ứng dụng xếp lịch làm việc cung cấp nhiều module và tiện ích hỗ trợ cho bậc quản lý. Bạn có thể theo dõi tiến độ phân công công việc cho nhân viên. Hơn nữa, quản lý có thể kiểm soát khối lượng công việc và mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.
>>> Có thể bạn quan tâm: Chấm công định vị GPS- Bước tiến mới trong ngành quản trị
II. Cách sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên đơn giản
Có nhiều phương pháp để tổ chức lịch làm việc theo ca cho nhân viên trong ngày. Đối với các doanh nghiệp thực hiện làm việc theo ca 8 giờ/ngày, có thể tham khảo một số cách sắp xếp lịch như sau:
Cách sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên
1. Xếp lịch theo 1 ca làm việc/ngày
Đây là phương thức sắp xếp lịch làm việc trong ngày mà nhiều doanh nghiệp đang phổ biến áp dụng. Có hai khung giờ làm việc chính mà doanh nghiệp có thể lựa chọn:
– Làm việc theo giờ hành chính 8 giờ/ca/ngày. Ví dụ, từ 8 giờ sáng đến 17 giờ 30 chiều với thời gian nghỉ trưa khoảng 1 tiếng. Cách tổ chức lịch làm việc này thích hợp với những doanh nghiệp hoạt động trong khung giờ hành chính.
– Làm việc theo ca 8 tiếng/ngày vào ban đêm. Các doanh nghiệp sản xuất thường áp dụng sự phân chia linh hoạt giữa ca ngày và ca đêm để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục.
2. Xếp lịch làm việc xoay ca cho nhân viên
Một số doanh nghiệp và cửa hàng thường áp dụng việc tổ chức lịch làm việc xoay ca cho nhân viên. Điều này giúp đảm bảo hiệu suất làm việc và đồng thời đảm bảo nhân viên có đủ thời gian nghỉ cần thiết. Một số cách sắp xếp lịch làm việc xoay ca bao gồm:
– Phân chia thành các ca sáng, chiều và đêm, tùy thuộc vào thời gian mở cửa cụ thể. Nhân viên sẽ làm việc liên tục trong khoảng thời gian được phân công cho mỗi ca.
– Phân chia làm việc theo ca xoay. Ví dụ, nhân viên có thể làm từ 7 giờ sáng đến 10 giờ trưa, nghỉ trưa đến 16 giờ và sau đó tiếp tục làm việc đến 22 giờ tối.
III. Phần mềm sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên chuyên nghiệp và hiệu quả
Achamcong là một phần mềm xếp lịch làm việc theo ca do Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Ninja phát triển. Được ứng dụng rộng rãi bởi nhiều doanh nghiệp đa ngành và đã đạt được sự thành công trong việc quản lý nhân sự trong thời kỳ 4.0.
Với Achamcong, người quản lý có khả năng phân định ca làm việc và theo dõi lịch làm việc của nhân viên một cách linh hoạt. Một số tính năng nổi bật của ứng dụng chấm công cá nhân này bao gồm:
– Đăng ký lịch làm việc cho nhân viên theo thời gian thực
– Thiết lập một số lượng không giới hạn ca làm việc
– Đặt khung giờ bắt đầu và kết thúc ca cũng như thời gian nghỉ giữa các ca một cách linh hoạt
– Xác định khoảng thời gian cho phép đi trễ hoặc về sớm
– Phân loại ca theo các tiêu chí như chi nhánh, chức vụ, hoặc phòng ban một cách rõ ràng
Các tính năng của phần mềm Achamcong
Sau khi đăng ký ca làm việc thành công, thông tin sẽ được gửi qua hệ thống đến người quản lý. Hệ thống quản lý đơn từ sẽ được phân loại thành 3 danh mục:
– Đơn chưa duyệt: là những đơn đăng ký mới được tạo và đang chờ quản lý phê duyệt.
– Đơn đã duyệt: là những đơn đăng ký đã được người quản lý chấp thuận.
– Đơn từ chối: là những đơn đăng ký lịch làm việc mà không được đồng ý.
Tính năng xét duyệt đơn từ
Bài viết trên đã cung cấp những thông tin hữu ích về phần mềm xếp lịch làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng giải pháp thông minh về sắp xếp ca làm việc từ Achamcong sẽ giúp bạn quản lý nhân sự một cách thuận tiện hơn. Chúc bạn đạt được thành công!
